Evite esse 8 erros comuns ao implementar um ERP

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Evite esse 8 erros comuns ao implementar um ERP

A tecnologia chegou para facilitar nossas vidas. A comunicação entre pessoas se tornou mais rápida e simples. O ato de …

A tecnologia chegou para facilitar nossas vidas. A comunicação entre pessoas se tornou mais rápida e simples. O ato de se transportar de um lugar para outro ganhou muito mais comodidade.

Do ponto de vista empresarial, a tecnologia também transformou seus processos internos. Tarefas que precisavam de toneladas de papéis para serem executadas hoje podem ser feitas com modernas ferramentas e com apenas um clique.

Nesse universo, implementar um ERP passou a ser uma alternativa essencial para os negócios prosperarem. Trata-se de uma ferramenta que reduz ainda mais a complexidade das atividades de uma empresa.

De acordo com o relatório IDC Brazil ERP Tracker, entre 2010 e 2014, o mercado de ERP teve um crescimento anual médio de aproximadamente 11%. Esse número demonstra o quanto adotar um ERP passou a fazer parte do cotidiano de gestores em mercados diversos.

Neste texto, a SmartBill vai ajudar você a evitar erros comuns ao implementar um ERP com o objetivo de obter sucesso para a sua empresa.

O que é um ERP?

O ERP é um sistema de gestão empresarial que deriva do nome Enterprise Resource Planning ou, ao pé da letra, Planejamento dos Recursos da Empresa.

Para ilustrar o que é um ERP, imagine que você tenha uma empresa com diversos sistemas que gerenciam departamentos e funções diferentes, como, por exemplo, para cuidar da folha de pagamentos, para controlar suas vendas, analisar metas e desempenhos e gerenciar impostos.

Não seria muito melhor contar com um sistema que unifique todos esses processos do que ter softwares isolados para cada uma das demandas? Pois é exatamente esse o objetivo da implementação de um ERP numa empresa.

O ERP oferece um único sistema que integra departamentos de uma empresa, facilitando a comunicação interna e reduzindo custos. Com essa ferramenta:

  • O departamento financeiro pode identificar quanto direcionar ao pagamento de funcionários a partir das informações disponibilizadas pelo setor de RH;
  • O departamento de RH, por sua vez, pode avaliar o desempenho de um funcionário, junto a outro setor, para discutir um possível aumento;
  • O departamento de marketing pode traçar uma nova estratégia para divulgar um produto que não esteja girando, baseado nas informações da equipe de vendas.

Quais são os benefícios da implementação de um ERP?

Já citamos neste texto como a implementação de um ERP pode melhorar a comunicação entre os setores e reduzir custos de uma empresa. Mas seus benefícios não param por aí.

  • Planejamento: gestores dos departamentos podem ter maior controle sobre as informações, uma vez que o ERP unifica dados e processos, possibilitando prever cenários e melhorar suas decisões estratégicas;
  • Segurança: um sistema como esse dificulta o extravio de informações essenciais para as empresas, além de possíveis fraudes. Se o ERP estiver na nuvem (Cloud Computing), sua infraestrutura e manutenção ficam a cargo do fornecedor, trazendo ainda mais tranquilidade;
  • Competitividade: implementar um ERP permite reduzir custos e padronizar processos. Isso traz ganhos significativos na gestão de um negócio, além de possibilitar que a empresa invista ainda mais nas pessoas e na melhoria de produtos e serviços, aumentando seu poder competitivo em relação ao mercado.

Quais são os erros comuns ao implementar um ERP?

Apesar de ser uma mudança que vai simplificar a gestão de uma empresa, implementar um ERP está longe de ser um processo fácil. Por isso, todos estão suscetíveis a erros.

A SmartBill reuniu aqui os principais deles para você não ser pego de surpresa quando for começar.

1. Não planejar com eficiência

Cuidado para não errar ao fazer a estimativa de tempo e recursos necessários para a sua implementação. Realize auditorias internas para entender o impacto dessa mudança nos departamentos. Antes de iniciar, monte equipes de avaliação da solução, com os profissionais interessados no seu uso. Planejamento é tudo.

2. Não se preparar para a mudança

Parece bobagem, mas empresas costumam não se preparar para mudanças tão significativas. Realize treinamentos com as equipes impactadas e garanta que a comunicação interna sobre o assunto está fluindo. Faça testes de conhecimento, antes de implementar um ERP.

3. Não entender os recursos-chave

Faça uma lista com todos os principais recursos do sistema. Depois disso, realize análises periódicas para identificar quais deles não estão sendo utilizados ou mal utilizados. Evitar esse erro reduz custos com atualizações, melhorias e treinamento de pessoal.

4. Não definir prioridades

Ninguém consegue ser produtivo com muitas tarefas pela frente. Implementar um ERP pode envolver vários departamentos e ser um processo complexo. Por isso, é importante definir prioridades para entender quais questões devem ser resolvidas primeiro. Isso reduz custos e tempo de implementação.

5. Não realizar manutenções

Não basta investir para implementar um ERP. A evolução da tecnologia é cada vez mais rápida e realizar manutenções periódicas é extremamente importante para não tornar a ferramenta obsoleta. Atualizações e ajustes vão melhorar ainda mais seus processos.

6. Não adotar a abordagem certa

Um erro comum é considerar que ele irá executar um negócio fim a fim. É importante entender que o principal objetivo de um sistema de ERP deve se concentrar em otimizar a cadeia de valor e rastrear os custos da empresa. O restante é uma abordagem secundária.

7. Não contar com o suporte

Você não pode se preocupar apenas com o momento em que for implementar um ERP. É preciso cuidar, também, do que acontece depois. Quando os funcionários começam a  utilizar efetivamente a ferramenta, muitas dúvidas e problemas podem surgir. Por isso, invista, também, em suporte interno ou realizado por terceiros a fim de solucionar os problemas que ocorrerem após a implementação.

8. Não integrar a um RBM

Ao implementar um ERP, é possível integrá-lo com diversos departamentos e ferramentas. Um erro comum é não fazer o mesmo com um RBM (Relationship Business Management). É esse sistema que administra o relacionamento entre fornecedores de serviço e seus clientes (contratos recorrentes ou assinaturas).

Se a sua empresa trabalha com o modelo de assinaturas, cuidado! Veja aqui porque o ERP tradicional não está preparado para ele e como solucionar esse problema no dia a dia do seu negócio.

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