O ERP tradicional não oferece suporte para assinaturas

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O ERP tradicional não está preparado para o modelo de assinaturas

Uma empresa que vende pelo modelo de recorrência precisa saber como adaptar o ERP tradicional para gerenciar seu negócio de assinaturas

Sua empresa vende assinaturas? Precisamos falar sobre o seu ERP tradicional.

É importante começar deixando uma coisa clara: um bom sistema de gestão empresarial é indispensável. Empresas de todos os tamanhos e segmentos precisam do Enterprise Resource Planning (ERP) para centralizar informações estratégicas, integrar áreas, gerenciar recursos e principalmente avaliar a saúde financeira. A grande maioria da empresas está “casada” com seu ERP e provavelmente não consegue mais viver sem ele.

Ainda assim, até nos melhores casamentos de vez em quando haverá algum desentendimento. Todas as empresas possuem alguma razão para reclamar. Seja sobre a complexidade da implantação, o alto custo de customização e o uso inadequado do sistema.

erp tradicional

Para empresas de recorrência, que vendem através de mensalidades, a situação é muito mais crítica. Além de todos os problemas mais comuns, mesmo os melhores ERPs do mercado falham na hora de gerenciar as atividades mais básicas de um negócio de assinaturas. A razão para isso é que os ERPs foram desenvolvidos para se comercializar produtos e serviços de maneira pontual.

O melhor exemplo neste caso é o pacote Office. Ha alguns anos ele era vendido como um produto físico, um CD contendo o aplicativo com uma licença para toda a vida. A transação acontecia entre a empresa e o cliente acontecia apenas uma vez.

O ERP tradicional sofreu com a mudança para a economia da recorrência

A versão mais recente versão do Office, não é comprada como um produto na caixa, mas uma subscrição mensal, ou anual, que permite a uma pessoa baixar e usar os vários aplicativos do Office em seus dispositivos. Quando sua assinatura expirar, o acesso é perdido até que se pague novamente.

Este não é um caso isolado, centenas de empresas estão se movendo nesta direção, sejam de filmes até softwares. O fenômeno é tão presente que está sendo chamado de subscription economy, ou em bom português: economia da recorrência.

O estudo Economist Intelligence Unit, publicado pela Gartner, afirma que 35% das 2000 maiores empresas globais vão gerar receitas através de algum serviço ou produto oferecido através de assinatura.

A principal razão para esta mudança está no comportamento do próprio consumidor. Segundo o mesmo estudo 4 em cada 5 empresas afirmam que seus clientes estão procurando um novo modo de consumir seus produtos e 72% afirma que a preferência de seus clientes está migrando para um modelo de assinaturas.

Para estas empresas o ERP deixa mais a desejar. Um ERP tradicional não consegue gerenciar contratos recorrentes. Ele não consegue distinguir entre receita recorrente mensal e uma compra unitária. Possuem apenas um módulo que “cria“ novos pedidos de venda mensalmente. Mas o processo no ERP tradicional é tratado como qualquer outro pedido pontual.

O novo modelo de recorrência é um problema para os ERPs uma vez que:

Ele não entende receita recorrente, então não consegue calcular a receita mensal recorrente (MRR) ou a receita anual recorrente (ARR) de uma empresa;
Ele não entende mudanças de preço e entrega, por isso não consegue quantificar upsells, downsells ou add-ons;
Ele não consegue avaliar quantos clientes uma empresa possui, ou qual a sua taxa de cancelamento (churn rate).

O resultado final destas pequenas falhas é que um sistema de ERP não consegue oferecer uma visão clara de um negócio de assinaturas. Ele falha em responder a questão mais importante. Como minha empresa está indo financeiramente?

Um ERP tradicional também não consegue:

  • Permitir cobranças recorrentes com condições flexíveis, estabelecidas pela empresa;
  • Ativação, suspensão e cancelamento de serviços com base em regras de pagamento e de vigência, como trial e renovações;
  • Cobrar com base no uso mensal dos serviços, gerando, inclusive, extratos de utilização;
  • Reduzir a inadimplência por meio de régua de comunicação configurável com envio de diversos modelos de e-mail de cobrança, alertas de boleto “não lido” ou, ainda, lembretes de pagamento antes do vencimento;
  • Portal self-service para que o cliente acesse suas faturas históricas, gere segunda via do boleto, troque o meio de pagamento preferido, entre outros.

RBM, uma solução complementar

Mas há um caminho simples e eficiente para reinventar o ERP tradicional: integrá-lo a um sistema de relationship business management (rbm), que é a categoria de sistemas que gerencia contratos de serviços recorrentes, assinaturas e o principal, o Billing, que é a capacidade de entender que o preço de determinado serviço varia de acordo com seu uso ou consumo, e que no fim do mês, após informar qual foi o consumo de tal serviço, o sistema calcule a fatura e gere um extrato detalhado demonstrando o tudo o que foi considerado no cálculo da cobrança.

Ter flexibilidade e agilidade na relação com os clientes traz resultados extraordinários para o negócio. Mas, na mesma medida, demanda um sistema de cobrança cada vez mais complexo e customizado.

Para atender às demandas e vontades do consumidor, é preciso reunir todas as informações de cobrança em um mesmo sistema, incluindo alterações, descontos ou cobranças extras. Um sistema intuitivo e fácil precisa reunir todas essas informações em uma única cobrança.

Durante todos estes anos sua empresa fez diversos investimentos. No entanto, a mudança para serviços de assinatura apresenta um desafio. Flexibilidade em ofertas, preços e agregação pode ser ótimo para as vendas e front office, mas cria alguns desafios incríveis para o back office. Portanto quando estiver escolhendo o sistema para gerenciar contratos de recorrência. Pode ser o diferencial que faltava para o crescimento rápido e a manutenção da sua base de assinantes.

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